Come calcolare i rimborsi chilometrici
Il rimborso spese chilometrico è un tipo di rimborso economico che si può richiedere quando si utilizza un’auto privata per scopi lavorativi. E’ un rimborso che può essere cumulabile con altri tipi più comuni, come ad esempio le trasferte.
Può richiederlo un dipendente che si muove con la propria macchina per dimostrare all’azienda quanti chilometri ha percorso e di conseguenza chiedere un rimborso economico proporzionale all’usura dell’auto e al consumo del carburante.
Può richiederlo anche l’amministratore stesso, esclusivamente quando usa un auto privata e non aziendale, per motivi di lavoro. E’ un suggerimento che è consigliato a piccole e medie imprese in quanto utile sia per il dipendente che per l’azienda.
Come calcolare i rimborsi chilometrici?
Ci sono 2 modi, quello classico e quello veloce.
Il metodo classico
Il metodo classico prevede che si acceda al sito aci (qui il link) per controllare il valore chilometrico previsto per legge rispetto l’anno del viaggio da conteggiare. Si dovrà scegliere il valore corretto rispetto al chilometraggio anno medio dell’utilizzo dell’auto. Le tabelle aci pubbliche e la gazzetta ufficiale riporta esclusivamente il valore per una percorrenza media di 15.000km annuali, quindi solitamente è necessario accedere all’applicazione online (dal link inserito prima).
Ricavato il costo a chilometro previsto, si deve misurare la distanza dal punto di partenza a quello di arrivo, per ogni viaggio. Un consiglio utile è quello di utilizzare le funzionalità di Google Maps.
I viaggi devono essere inseriti in un documento, uno per uno e non sommati (esistono molti file excel facilmente ricercabili tramite google).
Il metodo veloce
Esiste un gestionale online per calcolare il rimborso chilometrico di più tratte ed automaticamente: Rimborsi Chilometrici.
Permette di gestire un vero e proprio calendario di viaggi completamente da browser senza aprire nessun excel o fare conti a mano, perchè calcola automaticamente il chilometraggio per ogni singola tratta da solo.
L’applicazione è gratuita per i casi più comuni e produce i file necessari in pochissimi passaggi:
- registrarsi a questo link: https://www.rimborsichilometrici.it/versione-gratuita.
- selezionare la propria auto dal configuratore iniziale.
- inserire i viaggi nel calendario, il sistema ci aiuta molto perchè al momento di digitare l’indirizzo sia autocompleta con i suggerimenti di Google Maps, quindi basta inserire il nome dell’azienda e l’indirizzo lo trova da solo.
- si possono controllare i chilometri totali per mese o per anno, per capire se non abbiamo fatto errori.
- una volta controllati, possiamo fare l’esportazione dei documenti cliccando direttamente la voce apposita del menu.
Attenzioni particolari
Bisogna prestare sempre attenzione a:
- in caso di controlli SI DEVE motivare i viaggi (ad esempio se è un cliente o un fornitore, se è un evento, ecc.). L’applicazione su rimborsichilometrici.it aiuta molto perchè è possibile selezionare la voce da un menu a tendina ed opzionalmente aggiungere qualche nota manuale ad ogni viaggio.
- il costo chilometrico è molto diverso in base ai chilometri percorsi durante l’anno, quindi si deve stare attenti a non utilizzare il valore per 15.000km della gazzetta ufficiale, quando magari se ne dichiarano 30.000km di rimborsi (si DEVE scegliere il valore corretto dal sito aci, accedendo e producendo la stampa).
- archiviare sempre tutto quello che è possibile archiviare in caso di controlli (non serve presentare niente, ma in caso di accertamenti possono essere utili a dimostrare i viaggi). Sono utili scontrini, fatture, biglietti da visita, ricevute del pedaggio autostradale, ecc.